Příslušný k zápisu úmrtí je matriční úřad, v jehož správním obvodu fyzická osoba zemřela (správním obvodem matričního úřadu ve Vidnavě je město Vidnava, obec Velká Kraš a obec Stará Červená Voda).

Při úmrtí osoby obdrží matriční úřad od zdravotnického zařízení, ve kterém osoba zemřela, nebo prostřednictvím pohřební služby, která zajišťuje pohřeb, „List o prohlídce zemřelého“, na jehož základě zapíše zemřelou osobu do knihy úmrtí a vystaví úmrtní list. Pokud jsou pohřební službou doručeny i všechny předepsané doklady k vystavení úmrtního listu, je vystavený úmrtní list zaslán na adresu vypravitele pohřbu, a to doporučenou poštou do vlastních rukou. V opačném případě je nezbytné si úmrtní list vyřídit osobně na Odboru matrika.

K vystavení úmrtního listu je potřeba:

• občanský průkaz zemřelého (u cizinců cestovní pas, příp. průkaz povolení k pobytu)
• rodný případně oddací list zemřelého
• fakturu o zaplacení pohřbu

Při osobním převzetí úmrtního listu je třeba předložit výše uvedené doklady, pokud je pozůstalí nepředali pohřební službě při vyřizování pohřbu, a dále občanský průkaz osoby vyřizující úmrtní list (případně matriční doklad prokazující příbuzenský vztah).